C’est un grand classique dans les entreprises : un manager réserve une salle de réunion pour s’y entretenir avec son équipe, mais une fois arrivés devant la pièce, les collaborateurs constatent qu’elle est déjà occupée. « Commence alors une série d’allersretours dans les couloirs, car même le chef n’a pas un accès mobile au système de réservation interne. Le plus souvent, la réunion finit devant la machine à café. » Fort de ce constat, Roger Meier – directeur de la société Setza – s’est attelé à trouver « la solution technique la plus simple possible ». Finaliste du Prix à l’innovation 2016-2017 du canton de Fribourg, ROOMZ est un système centré autour d’un écran installé à l’extérieur des salles de réunion et sur lequel s’affichent les occupations en cours et à venir (voir photo). Première à l’échelle nationale, Setza propose une technologie sans câbles. « Il suffit de coller l’écran, d’activer le wifi puis de se connecter au système de réservation existant de l’entreprise. En l’espace de quelques heures, une dizaine de salles de réunion peuvent être équipées. »

Des capteurs pour guider les facility managers

« La gestion de l’espace figure parmi les problèmes les plus actuels dans les branches de l’immobilier et du facility management », souligne Roger Meier, directeur de la société Setza. « Actuellement en Suisse, de par la flexibilisation de l’emploi, le taux d’occupation moyen des places de travail avoisine les 40% seulement. Autant dire que le potentiel d’optimisation est énorme. Et les nouvelles technologies constituent le parfait moyen pour y arriver. » Si les grandes entreprises privées constituent la principale clientèle cible de la start-up fribourgeoise, cette dernière lorgne aussi les établissements de formation. « Nous avons plusieurs projets dans ce domaine, dont le plus ambitieux se trouve à l’Ecole polytechnique fédérale de Zurich (EPFZ). » Equipé du système ROOMZ, une partie du campus permet désormais aux étudiants d’utiliser les salles de cours lorsqu’elles sont libres. Dans le même état d’esprit, Roger Meier encourage ses entreprises clientes à « mettre à la disposition des employés les salles de réunion non occupées, par exemple pour y passer leurs coups de fil lorsqu’ils travaillent en open space. » Afin de diversifier encore l’utilisation des espaces partagés, Setza a mis au point une extension de ROOMZ. « Il s’agit de capteurs qui peuvent être installés dans ces espaces afin d’en analyser l’occupation effective. Le système génère ensuite une foule de données exploitables par les facility managers. »

→ www.roomz.io